Chatbot de WhatsApp para clínicas, IPS y consultorios odontológicos

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¿Qué hace un chatbot de WhatsApp en una clínica o IPS?

Un chatbot de WhatsApp para una clínica o IPS atiende lo que hoy ocupa el teléfono de recepción: agendar una cita, confirmarla, reprogramarla y responder las preguntas sobre servicios, horarios y ubicación. Responde en menos de 12 segundos, a cualquier hora. Funciona sobre la API oficial de WhatsApp Business, con IA entrenada en la información de la clínica. Lo que el bot no deba resolver pasa a una persona del equipo con el historial completo. Cyberix lo construye y lo opera desde Medellín, con 22 chatbots en producción.

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¿Cómo agenda, confirma y reprograma citas sin llamadas?

Las citas se agendan, se confirman y se reprograman dentro del mismo chat de WhatsApp: el paciente elige el servicio en un mensaje de lista, llena un formulario de WhatsApp Flows con la fecha y la hora, y la cita queda creada en Google Calendar sin que nadie la copie a mano. El día anterior sale un recordatorio con una plantilla de utilidad, que llega incluso fuera de la ventana de 24 horas, con dos botones: confirmar o reprogramar. Todo queda registrado en Cyberix CRM (Cyvro).

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¿Se conecta con mi agenda y con mi CRM?

Sí. De serie el chatbot queda conectado a Google Calendar y a Cyberix CRM (Cyvro), sobre la API oficial de WhatsApp Business de Meta. Cualquier otro sistema, incluido el software clínico que ya use la institución, se evalúa por proyecto: Cyberix revisa qué conexión expone ese sistema y lo dice antes de empezar, no después. Así nadie copia datos de una pantalla a otra, que es donde se pierden las citas y se duplican los pacientes. La clínica no cambia de herramienta: sigue viendo su agenda en Google Calendar.

• Google Calendar: la cita se crea, se mueve y se cancela desde el chat.
• Cyberix CRM (Cyvro): contacto, etiquetas, etapa del embudo y asesor asignado.
• API oficial de Meta: un solo número, varios agentes, cada uno con su acceso.

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¿Qué pasa con los datos de los pacientes?

Los datos relacionados con la salud son datos sensibles para la ley colombiana. En Cyberix, el tratamiento se hace según la Ley 1581 de 2012 y los mensajes viajan cifrados en tránsito por HTTPS y TLS. El asistente se identifica como automatizado desde el primer mensaje, y el paciente puede pedir hablar con una persona en cualquier momento. Las conversaciones no se usan para entrenar modelos propios ni de terceros. La base de contactos sigue siendo de la clínica: es la responsable del tratamiento y puede exportarla cuando quiera.

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¿Qué mensajes puede enviar la clínica y cuándo?

Dentro de la ventana de 24 horas que abre el paciente al escribir, la clínica responde con texto libre, botones, listas, catálogo y formularios de Flows. Fuera de esa ventana solo salen plantillas aprobadas por Meta, y los recordatorios de cita entran en la categoría de utilidad: esa es la que llega aunque el paciente lleve días sin escribir. Meta cobra por mensaje entregado, según la categoría y el país del destinatario, así que recordar una cita se calcula por mensaje y no por conversación.

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¿Cuándo pasa la conversación a una persona?

Siempre que el paciente lo pida y siempre que la consulta quede fuera de lo que se definió que el bot resuelve. El bot no da diagnósticos ni indicaciones clínicas: agenda, confirma, reprograma y responde dudas administrativas; lo clínico es de las personas. Esas reglas se diseñan con la clínica antes del lanzamiento. En el traspaso, quien atiende recibe el historial completo y el paciente no repite nada. Como todo corre sobre la API oficial de WhatsApp Business, varios miembros del equipo atienden el mismo número desde una bandeja compartida.

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¿Cuánto tarda en estar funcionando?

El marco de trabajo que Cyberix publica para este proceso es de siete días: el primero es el diagnóstico, entre el tercero y el quinto se construyen los flujos, y el séptimo queda desplegado con los canales conectados. Son cuatro pasos y Cyberix hace el trabajo técnico: conecta el número de la clínica a la API oficial, entrena la IA y diseña los flujos, conecta Cyberix CRM y Google Calendar, y sale a producción ajustando con las conversaciones reales. La clínica aprueba cada flujo antes de que salga.