Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad describe de manera clara y transparente cómo Cyberix S.A.S recopila, utiliza, almacena y protege su información personal cuando utiliza nuestros servicios de automatización empresarial. Cyberix S.A.S, NIT 901.917.790, [email protected].

Al utilizar nuestros servicios, usted acepta las prácticas descritas en esta política. El régimen aplicable es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas de protección de datos personales, bajo la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Si en el futuro tratamos datos de residentes de la Unión Europea, aplicaremos además el RGPD.

Cuenta de Usuario

Cuenta única creada para acceder a nuestros servicios de automatización y gestión empresarial.

Datos Personales

Cualquier información que permita identificar a una persona física, directa o indirectamente.

Responsable del Tratamiento

Cyberix S.A.S, con domicilio en Cl. 7D #43A-40, El Poblado, Medellín, Colombia.

Servicios

Plataforma de automatización empresarial, chatbots, integraciones con WhatsApp, redes sociales y demás herramientas ofrecidas.

Cookies

Pequeños archivos de datos almacenados en su dispositivo para mejorar la experiencia de usuario y analizar el uso del servicio.

Dispositivo

Cualquier equipo que pueda acceder al servicio: computadora, teléfono móvil, tableta u otro dispositivo conectado.

Utilizamos su información personal únicamente para los siguientes propósitos legítimos:

Prestación del Servicio

Proporcionar, mantener y mejorar nuestros servicios de automatización

Gestión de Cuenta

Administrar su registro, autenticación y preferencias

Comunicaciones

Enviar notificaciones importantes, actualizaciones y soporte técnico

Mejora Continua

Analizar uso y comportamiento para mejorar funcionalidades

Cumplimiento Legal

Cumplir con obligaciones legales y regulatorias

Seguridad

Detectar y prevenir fraudes, abusos y problemas de seguridad

Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas de alto nivel para proteger su información:

Cifrado en tránsito

Todas las comunicaciones entre su navegador, WhatsApp, nuestros servidores y nuestros proveedores viajan cifradas con HTTPS/TLS

Controles de acceso

Acceso por roles, limitado al personal que lo necesita, con identidades gestionadas de forma centralizada y contraseñas nunca almacenadas en claro

Revisión continua

Monitoreo de errores, actualización periódica de dependencias y revisión de los accesos del equipo

Usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

Conocer y acceder

Conocer y acceder gratuitamente a los datos personales que tratamos sobre usted

Actualizar y rectificar

Actualizar o corregir datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error

Prueba de la autorización

Solicitar copia de la autorización que nos otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige

Información sobre el uso

Ser informado, previa solicitud, del uso que hemos dado a sus datos personales

Revocar y suprimir

Revocar la autorización y pedir la eliminación de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos

Queja ante la SIC

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez presentado el reclamo directamente ante Cyberix

Nuestros asistentes conversacionales del sitio web y de WhatsApp responden con inteligencia artificial. Esto es lo que debe saber:

1. 01Cuando escribe a uno de nuestros asistentes está hablando con un sistema automatizado, no con una persona. El asistente se identifica como tal al iniciar la conversación.
2. 02Sus mensajes se envían, cifrados en tránsito, al proveedor del modelo de lenguaje que genera la respuesta (actualmente Anthropic, Estados Unidos) junto con el contexto necesario para responder. El proveedor actúa como encargado del tratamiento y, según sus términos comerciales, no usa esos mensajes para entrenar sus modelos.
3. 03No usamos sus conversaciones para entrenar modelos propios ni de terceros.
4. 04El asistente no toma decisiones con efectos jurídicos sobre usted. Cotizaciones, contratos y cualquier compromiso los confirma una persona del equipo.
5. 05Puede pedir hablar con una persona en cualquier momento durante la conversación, o escribir a [email protected].
6. 06Los datos de contacto que comparte en la conversación (nombre, correo, teléfono, empresa) se guardan en nuestro CRM para responderle y hacer seguimiento comercial, junto con la fecha y el canal en que aceptó este tratamiento.

Esta política rige desde el 9 de julio de 2025 y su última actualización es la indicada al inicio del documento. Las bases de datos se conservan mientras dure la relación con el titular y, después, el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables o contractuales, o hasta que el titular solicite la supresión cuando no exista un deber de conservación.

El área responsable de atender consultas y reclamos sobre datos personales es Soporte de Cyberix S.A.S, en [email protected].

Cuando una empresa contrata nuestros asistentes o nuestro CRM, los datos de sus clientes, pacientes o prospectos los trata esa empresa como responsable, y Cyberix como encargado, según el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. En esos casos:

• La finalidad, la autorización de los titulares y la política aplicable son las del cliente responsable. El asistente muestra su aviso de privacidad al iniciar la conversación.
• Cyberix trata los datos solo según las instrucciones del cliente, bajo un Anexo de Tratamiento de Datos Personales que forma parte del contrato.
• Si usted es paciente o cliente de una empresa que usa nuestros servicios y quiere ejercer sus derechos, diríjase a esa empresa. Si nos escribe a nosotros, remitimos su solicitud al responsable en máximo 2 días hábiles y le confirmamos.
• Para clínicas y servicios de salud, el asistente pide solo lo necesario para agendar y no solicita diagnósticos ni historia clínica. El motivo de consulta es un dato sensible: el paciente no está obligado a compartirlo.
• Cyberix no usa los datos de los clientes de sus clientes para fines propios, ni para entrenar modelos, ni para publicidad.

Para prestar el servicio, algunos datos se transmiten a proveedores que actúan como encargados, varios de ellos fuera de Colombia. La transmisión se ampara en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, que reconoce a Estados Unidos como país con nivel adecuado de protección, y en su autorización cuando la ley la exige. Cada proveedor está obligado por contrato a tratar los datos solo por nuestra cuenta:

Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform)

Transporte de los mensajes de WhatsApp. Estados Unidos.

Anthropic, PBC

Generación de las respuestas de los asistentes con inteligencia artificial. Estados Unidos. Sus términos comerciales excluyen el uso de sus mensajes para entrenar modelos.

Google LLC

Calendario, perfil de negocio, analítica y etiquetas del sitio, según el servicio contratado. Estados Unidos.

Hostinger International Ltd.

Alojamiento de servidores, bases de datos y automatizaciones. Empresa con sede en Chipre, con centros de datos en Estados Unidos, Europa, Brasil y Asia.

Cloudflare, Inc.

Red de entrega de contenido y protección del sitio; los datos pasan cifrados por su red. Estados Unidos.

Wompi (Bancolombia)

Pagos en línea. Colombia. Cyberix no almacena datos de tarjetas.

Actualizamos esta lista cuando cambia un proveedor. Puede pedir la versión vigente en [email protected].

Conservamos cada categoría de datos solo el tiempo necesario para su finalidad o el que exija la ley (Decreto 1377 de 2013, artículo 11). Vencido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan:

Cuenta y datos de clientes

Mientras dure la relación comercial y, después, hasta 10 años para los soportes contables, fiscales y contractuales que la ley obliga a conservar.

Prospectos y conversaciones del asistente web

24 meses desde el último contacto, o antes si usted pide la supresión.

Conversaciones de WhatsApp por cuenta de clientes

El plazo que instruya el cliente responsable; por defecto, 12 meses.

Datos de ejecución de automatizaciones

72 horas.

Registros técnicos y de seguridad

90 días.

Copias de seguridad

Rotación de 30 días. Una supresión se refleja en las copias en el siguiente ciclo.

Datos de Google APIs

Caché de 24 horas; al eliminar la cuenta, todo lo asociado se borra en 30 días.

El sitio usa cookies y almacenamiento del navegador. Las necesarias funcionan siempre; las de analítica y marketing solo se activan si usted las acepta en el aviso de cookies, y puede cambiar su decisión desde "Preferencias de cookies" en el pie de página:

cyberix_cookie_consent y cx-consent

Necesaria. Guardan su decisión sobre cookies. 180 días la cookie; el almacenamiento local, hasta que lo borre.

cx_session

Necesaria. Mantiene su sesión cuando inicia sesión en el sitio. Se borra al cerrar sesión o expirar.

cx_locale y sessionId

Necesarias. Recuerdan su idioma y la sesión del asistente de chat.

_ga y _ga_* (Google Analytics)

Analítica. Miden visitas y uso del sitio de forma agregada. Hasta 2 años. Solo con su consentimiento.

Etiquetas de marketing (Google Tag Manager)

Marketing. Miden campañas y permiten anuncios relevantes. Solo con su consentimiento; sin él no se cargan.

Le escribimos con fines comerciales solo si nos lo autoriza de forma separada; responder a su consulta o atender su cuenta no es marketing. Reglas que seguimos:

• Puede darse de baja en cualquier momento: respondiendo BAJA en WhatsApp, con el enlace de cada correo, o escribiendo a [email protected]. La baja se aplica en máximo 5 días hábiles.
• Contactamos con fines comerciales de lunes a viernes entre 8:00 y 18:00 y sábados entre 9:00 y 13:00, hora de Colombia, y nunca domingos ni festivos.
• No compramos ni usamos listas de contactos de terceros.
• Los recordatorios de cita, facturas y avisos de seguridad no son comunicaciones comerciales y se envían mientras exista la relación.

Cyberix está en proceso de verificación con Google y utiliza servicios de Google APIs para proporcionar funcionalidades específicas. A continuación detallamos cómo usamos estos servicios y los datos que accedemos:

Para cualquier consulta sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de:

Correo Electrónico

[email protected]

Teléfono

+57 312 794 9986

Dirección

Cl. 7D #43A-40, El Poblado. Medellín, Antioquia, Colombia.

Sitio Web

www.cyberix.com.co